Деловое письмо: образцы, виды, структура и правила оформления деловых писем

Профессиональное электронное письмо — это форма общения между людьми, вовлеченными в бизнес-процесс. В ходе диалога решаются многие организационные, юридические, коммерческие и технические вопросы. Переговоры с партнерами также требуют использования электронной почты.

Цель делового письма — отправить информацию, инструкции, приказы или рекомендации, приложенные к электронному письму. Получателем может быть представитель другой организации, сотрудник или руководитель.

Отличия деловых писем от других

Профессиональные письма известны своей краткостью и ясностью. В зависимости от темы письма используется юридическая, экономическая и коммерческая терминология. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль письма должен быть нейтральным и объективным.

Письма должны быть оформлены профессионально. Не используйте прилагательные, сложные редакционные конструкции и сленг. Избегайте поздравительных, юмористических, грубых, саркастических или связанных с работой посланий. Вы можете быть неправильно истолкованы получателем.

Виды писем

Профессиональные электронные письма должны быть

• Коммерческими (просьбы, жалобы) и некоммерческими (молитвы, миссии); и
• Ответные (просьбы, обращения) и Безответные (подтверждения заказов, инструкции, приглашения).
• Они могут быть индивидуальными получателями, несколькими получателями или коллективными (от группы людей одному получателю).

Задача.

День великого звонка в большом пространстве сотрудничества: лучший в этом месяце

День великого звонка в большом пространстве сотрудничества: лучший в этом месяце

Кто должен выступать в роли автора письма

Сотрудники, имеющие право выступать от имени организации, могут составлять профессиональные письма. Например, менеджер по продажам отправляет предложение о покупке партии продукции, делая скидку постоянным клиентам компании. Все письма пишутся всей организацией и должны быть одобрены директором.

Клиенты могут написать вам деловое письмо, но более 70% клиентов предпочитают позвонить в компанию — подключите CallTouch Call Tracking, чтобы понять, какие объявления звонят, а какие тратят ваш бюджет впустую. Система также записывает звонки клиентов, составляет отчеты за день и встраивается в популярные сервисы и CRM. Прослушивание звонков помогает менеджерам улучшать сценарии продаж и корректировать рекламные кампании.

• Отслеживание звонков точно определяет источник звонков с вашего сайта
• Прослушивание звонков для удобного ведения журнала

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Дружеские фразы, такие как «привет», не подходят. Используйте официальный тон, если вы разговариваете с нервным, деловым партнером или потенциальным клиентом.

• Уважаемый [имя],.
• Добрый день, [имя, отчество],.
• Добрый вечер, [имя].

Проверьте свой адрес электронной почты

Желательно отправить письмо по корпоративной почте. Получатель сразу увидит отправителя по имени в своем почтовом ящике. Если вы пишете с личной электронной почты, убедитесь, что получатель понимает, кто отправил сообщение. Заголовок письма должен включать имя и фамилию.

Выберите читаемый шрифт

Определите два устойчивых шрифта компании: основной текст и заголовок. Комбинируйте типы шрифтов. Например, выберите шрифт с засечками для текста и шрифт с засечками SANS для заголовка; напечатайте заголовок на видном месте шрифтом BOLD с высоким кеглем.

Для крупного текста выбирайте шрифт с шерифом, например Georgia или Times New Roman, чтобы облегчить чтение большого текста. Некоторые предложения работают со шрифтами без шерифа, такими как Arial, Helvetica, Verdana и Calibri.

Продумайте тему

Тема письма — это первое впечатление получателя о вас. Сообщите о цели письма. Четкий, краткий заголовок — лучший способ начать официальное письмо. Это может быть профессиональная боль, работа, звонок клиента или место встречи. Примеры тем: «Звонок», «Продолжить встречу в [часть] от [дата]».

Соблюдайте краткость

Не тратьте время собеседника. Читайте ненужные детали в письме. Из-за загруженности получатели не могут читать большие сообщения. Если ваше сообщение будет кратким и исчерпывающим, он поймет и ответит вам.

Форматирование помогает сделать ваше письмо эффективным и легко читаемым. Разбейте текст на абзацы, выделите важную информацию буллитами. Сплошной текст может быть трудночитаемым.

Используйте формальное завершение

Дополните профессиональное письмо предложениями:.

• Спасибо за ваше время и
• Искренне.
• Спасибо за ваш ответ.
• Хорошего дня.
• До скорой встречи.

Они также могут выразить свои пожелания относительно дальнейшего сотрудничества. Например, приглашения к выполнению общих проектов, заключению новых контрактов, участию во встречах.

Разработайте подпись

Электронные подписи должны включать.

• Имя, местонахождение, название компании.
• Контактные данные: номер телефона, веб-сайт, адрес,.
• логотип,.
• связь с социальной сетью работника.

Не перегружайте подпись ненужными данными. Разбейте ее на абзацы.

Проведите корректуру

Прочитайте письмо два-три раза перед отправкой. Убедитесь, что вы правильно написали имя получателя и название компании. Получатели могут распознать ошибки в вашем сообщении как признак грубости. Включите проверку орфографии в своем почтовом сервисе.

Образец делового письма

Профессиональные электронные письма нуждаются в структуре.

• Формальное приветствие, вступление
• Введение — рекомендуется автору и набирается непосредственно по существу вопроса.
• Тело письма — суть письма, что вам нужно знать, какие у вас есть вопросы, что вы хотите узнать.
• Заключение — ваши пожелания и благодарность, на
• e-mail — расписание, отчет, командная копия, инструкции, приложенный контрольный список.
• Контактные данные — электронная подпись.

Если в контактных данных вы указываете реквизиты компании, к письму прилагается электронная подпись. При необходимости эти письма могут быть представлены суду в качестве аргументов.

Рассмотрим восемь примеров профессиональных писем в зависимости от адресата

Деловое письмо-просьба

Доброе утро, Лариса Ивановна!

Прошу Вас провести собрание всех секций 20 ноября 2021 года в конференц-зале.

Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.

Письмо партнерам

Доброе утро, Владислав Витальевич!

Сообщаем Вам, что наш директор по закупкам Семен Иванович находится на больничном с 13 октября 2021 года.

Его заменит Петр Петрович, старший директор департамента. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения Ваших потребностей.

Контактные данные Петра Петровича прилагаются.

Надеемся, вы понимаете, что мы готовы вам помочь.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Просим Вас произвести перерасчет за коммунальные услуги за август 2021 года.

Прилагаю доказательство и квитанцию об оплате.

Письмо руководителю

Здравствуйте Вадим Дмитриевич! 1 месяц назад я заказал в вашей компании партию рюкзаков. 30% изделий оказались бракованными.

Прошу вернуть мне стоимость бракованных изделий или заменить их.

Прилагаю фото, договора и квитанции об оплате бракованной продукции.

Письмо в компанию

Доброе утро Наталья Александровна!

Я разработал сайт для компании [название]. Согласно [название пункта] в договоре, необходимо было получить оплату за услуги, оказанные две недели назад.

Долг составит [сумма] рублей. На следующий день вы должны перевести оплату на наш банковский счет [название]. В противном случае мы будем вынуждены взыскать эту сумму с вашей компании плюс расходы на обращение в суд.

Банковские реквизиты для платежа вы найдете во вложении.

Мы надеемся на ваше понимание и будем рады оказать вам любую помощь.

Письмо контрагенту

Здравствуйте, господин Алексеевич!

Сообщаем Вам, что наша компания изменила свои банковские реквизиты. Новые реквизиты указаны во вложении.

Задача.

Что такое финансовая бизнес-модель и как ее создать

Что такое финансовая бизнес-модель и как ее создать

Какие ошибки допускают в таких письмах

Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому

• Не используйте сложную терминологию — пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, чего вы от него хотите.
• Не пишите слишком много — детали ситуации можно прояснить при встрече, а в письме они будут только отвлекать.
• Не повторяйтесь — тавтология увеличивает продолжительность текста и делает его запутанным.
• Не допускайте ошибок — проверяйте все имена, цифры и названия перед отправкой сообщения.
• Не используйте архаизмы (в этом году, в этом году, в этом году) — они устарели и могут сбить с толку получателя.
• Не используйте интимные выражения — будьте сдержанны и уважительны.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Не отвечать на электронные письма в течение нескольких дней — не лучший способ ведения бизнеса. Рекомендуется отвечать на электронные письма в течение двух-трех часов — это лучший способ убедиться, что получатель знает о вашем сообщении. Если вам нужно больше времени для ответа, сообщите об этом человеку.

Напишите, что вы получили письмо, и укажите приблизительное время для ответа.

Как правило, сотрудники занимаются электронной почтой утром и перед уходом. Пишите в это время, чтобы сообщение не затерялось в папке «Входящие». Решение проблем не займет столько времени, сколько должно быть.

Клиенты могут писать вам и после рабочего дня. Чтобы не потерять клиентов, установите на своем сайте виджет CallTouch. Этот инструмент просит вас указать контактные данные, а когда начинается рабочий день, сценарий приглашает всех, кто оставил заявку.

• Увеличьте коэффициент конверсии вашего сайта на 30 %.
• Обратные звонки, целевые страницы, аресты, многокнопочные формы, автоматизированные формы звонков.

Как написать деловое письмо после проведенной встречи

Такое письмо необходимо для подведения промежуточных итогов и уточнения планов дальнейших задач. Поэтому определите в нем:.

• Тема встречи — что обсуждалось, когда и кто принимал участие.
• Договоры — какие договоры и сроки возникли в результате встречи, напомните и запишите план действий.
• Оценка своего времени.
• Пожелания и предложения о новых встречах.
• Контактные данные участников.